On se retrouve aujourd’hui pour un article qui porte sur le système d’information et toutes les notions qui lui sont associées. Le système d’information est une partie du programme de management qui est souvent négligée puisqu’elle paraît de prime abord compliquée et ennuyante… Et pourtant… avec des notions clés clairement identifiées, on se rend vite compte que son apprentissage peut se faire beaucoup plus simplement. Oublie donc le superflu et concentre toi uniquement sur l’essentiel, ce sera largement suffisant pour réussir l’épreuve écrite de management !
Pour commencer et définir un système d’information, on dit qu’il est un ensemble structuré de ressources (logiciels, matériels, données, procédures, etc.) permettant d’acquérir, de traiter, de mémoriser, de transmettre et de rendre disponible l’information (sous forme de données, textes, sons, images, etc.) dans et entre les organisations.
Les fonctions du SI
Un système d’information (SI) cherche donc à accomplir diverses taches : collecter, stocker, traiter, diffuser et enfin restituer l’information. Ces taches peuvent se décliner en 4 grandes fonctions :
– L’aide à l’exécution via les applications fonctionnelles : logiciels de gestion comptable, logiciels de gestion des RH, etc.
– L’aide à la décision via des outils opérationnels comme décisionnels : tableau de bord, système interactif d’aide à la décision (SIAD), etc.
– L’aide à la communication : échange de données, réseaux, etc.
– L’aide à la gestion des connaissances : e-learning, système d’aide à la gestion des connaissances, etc.
L’approche par les processus
La performance d’un système d’information s’étudie notamment par sa capacité à gérer des processus. Un processus est un ensemble de tâches mises en place par des acteurs (humains et/ou matériels) dans le but d’accomplir un résultat précis. Pour comprendre ce processus il est nécessaire de le représenter, c’est là que les outils de gestion de workflow peuvent être importants. Un workflow est une application informatique qui rend visible la succession des activités d’un processus. L’entreprise va ainsi pouvoir s’adapter si ses taches ne partent pas dans la bonne direction et contrôler l’avancement de chacune d’entre elle.
Il existe 3 types de processus :
– Le processus métier : il gère directement les activités liées au métier de l’entreprise (les ventes par exemple).
– Le processus support : il gère les contraintes règlementaires notamment et vient donc soutenir le processus métier (les factures par exemple).
– Le processus de pilotage : il gère la mise en oeuvre de la stratégie et l’atteinte des objectifs (les tableaux de bord stratégiques par exemple).
L’infogérance
Je l’ai déjà évoqué dans l’article sur l’intelligence artificielle (cliquez ici pour le retrouver), l’infogérance est un terme qui désigne l’externalisation du système d’information. J’avais expliqué que le cloud était une nouvelle forme d’infogérance puisqu’en fait tout va se faire en ligne, les informations seront stockées directement sur le “nuage” et non plus au sein d’infrastructures de l’entreprise. Pour revenir à l’infogérance dans sa globalité, il existe 3 catégories d’infogérance à retenir :
– La gestion d’infrastructure : maintenance d’un parc informatique ou de serveurs par un prestataire extérieur.
– La gestion des applications : gestion des applications web ou PGI par un prestataire extérieur.
– L’hébergement de service : hébergement d’une application en lien avec le service client par exemple par un prestataire extérieur.
Il faudra donc identifier, dans une question sur l’infogérance, de quel type il s’agit et quelle fonction elle vise à remplir.
Les questions susceptibles de tomber
Parmi les questions que l’on a déjà vu : Identifier les enjeux liés à la mise en place des nouveaux outils de communication numériques et expliquer en quoi ces outils répondent à la problématique d’alignement stratégique du système d’information (HEC 2019), montrer en quoi les projets de développement de X rendent indispensable la mise en place d’un système d’information et identifier certaines composantes essentielles de ce système d’information (HEC 2018), Identifier les apports du progiciel de gestion intégré (PGI) sur les processus de l’entreprise X (HEC 2017), etc. On pourrait donc imaginer des questions telles que :
1. Etudier le système d’information actuel de l’entreprise X et sa performance :
Il y a différentes approches possibles pour cette question :
– Selon les ressources et moyens utilisés : montrer comment les ressources et les moyens utilisées permettent au SI d’être performant
– Selon les fonctionnalités ou les processus assurés : identifier les processus assurés par le SI par catégorie (processus-métier, processus support, processus de pilotage) et s’il arrive à tous les mettre en oeuvre
– Selon le niveau d’utilisation : justifier jusqu’à quel point le SI est développé (individuel, collectif, organisationnel, inter-organisationnel)
– Selon la gouvernance : analyser la gouvernance du SI par le biais des différents acteurs (internes et externes) qui le gèrent
2. Justifier l’évolution du système d’information de l’entreprise X :
Il y a aussi ici deux approches qui peuvent être exploitées :
– Évolution du SI compte tenu des limites identifiées en s’appuyant sur le modèle d’équilibre besoins / capacités : elle a été définie par Thusman, Nadler et Galbraith et explique que la performance du système d’information dépend de l’évolution des besoins (en traitement de l’information) et de la capacité de l’entreprise à répondre à ces besoins (en traitement de l’information).
– Évolution du SI dans le but de favoriser l’alignement entre celui-ci et la stratégie de l’entreprise en s’appuyant sur la théorie de l’alignement stratégique : elle a été défini par Henderson et Venkatraman et repose sur deux idées : au niveau externe, une mise en cohérence stratégique entre la stratégie concurrentielle et la stratégie du système d’information et au niveau interne, une intégration fonctionnelle entre l’infrastructure organisationnelle et l’infrastructure du système d’information.
3. Dans le cadre de la mise en place d’une stratégie marketing numérique, étudier le système d’information marketing (SIM) de l’entreprise X :
– Donner une définition du SIM : c’est un ensemble d’éléments matériels, immatériels et humains qui va produire un flux continu et ordonné d’informations afin de servir de base aux décisions prises par les différents acteurs marketing de l’entreprise. Il est structuré autour de 4 composantes : le système comptable, le système de recherche marketing, le système d’analyse et le système d’intelligence marketing.
– Puis analyser la manière dont il répond à son double flux informationnel, c’est-à-dire aux utilisateurs internes (les acteurs marketing stratégique ou opérationnel) ainsi qu’aux utilisateurs externes (les clients dont il récolte les données mais à qui il communique également des informations)
Tu as maintenant toutes les cartes en main pour être un pro du système d’information et enfin prouver aux correcteurs qu’un candidat maîtrise bien cette notion, en tout cas mieux que les autres candidats !
