Les systèmes d’information en prépa ECT Les systèmes d’information en prépa ECT
Le chapitre sur les systèmes d’information est délaissé par une grande majorité d’élèves en prépa ECT. Peu séduisant, en apparence complexe avec des termes... Les systèmes d’information en prépa ECT

Le chapitre sur les systèmes d’information est délaissé par une grande majorité d’élèves en prépa ECT. Peu séduisant, en apparence complexe avec des termes barbares et incompréhensibles, trop théorique et abstrait, très souvent abordé en dernier par les professeurs deux ou trois mois avant le début des concours, de moindre importance lorsqu’on le compare aux chapitres sur la stratégie, le marketing, l’analyse financière ou la gestion des ressources humaines, tous ces facteurs font des systèmes d’information la partie du programme sûrement la moins comprise et la plus détestée. Et pourtant, chaque année, le dossier 5 de l’épreuve ESC lui est consacré, et l’on retrouve toujours une ou deux questions, explicitement ou implicitement, en lien avec le SI dans les sujets HEC et ECRICOME. Faire totalement l’impasse dessus ne peut donc évidemment pas être considéré comme une bonne solution. C’est pourquoi cet article a pour but de résumer succinctement les principaux enjeux de ce chapitre.

 

Les enjeux de l’information en management

Avant de s’intéresser à proprement parler au SI, il convient de comprendre quels sont les enjeux qui gravitent autour de la notion d’information. Commençons par une définition et surtout certaines distinctions. Dans Systèmes d’information et management des organisations (2005), Robert Reix donne la définition suivante : « C’est l’interprétation d’une ou plusieurs données dans un contexte défini qui fournit à l’entreprise une connaissance ». L’auteur distingue donc ici donnée, information et connaissance. La donnée est une simple valeur numérique (ex : 5%, 20°C…) et l’information consiste à donner du sens à cette valeur (ex : le CA de l’entreprise a augmenté de 5% en 2017 par rapport à 2016, la température moyenne à Paris entre Mai et Juin a été de 20°C…). Et du moment où l’entreprise détient une information, cela lui apporte une connaissance, c’est-à-dire qu’elle exploite cette information (ex : l’entreprise a été plus performante d’un point de vue commercial en 2017, il a fait plus chaud à Paris qu’à Lille…). On voit alors tout l’intérêt de l’information dans un contexte managérial et concurrentiel. Grâce aux informations, l’entreprise enrichie sa connaissance dans un certain domaine ce qui lui permet ainsi de prendre des décisions stratégiques beaucoup plus efficientes.

Cependant, toutes les informations ne se valent pas. Une information peut être plus ou moins bonne et sa qualité influencera celle de la connaissance apportée à l’entreprise par l’exploitation de cette information. Reix donne ainsi 5 critères pour juger de la qualité de l’information :

  • L’exhaustivité
  • L’exactitude
  • La fiabilité
  • La forme
  • La précision

Une source d’information peut donc être jugée pertinente à partir du moment où ces 5 critères sont remplis car elle apporte des informations qui débouchent sur des connaissances précises, précieuses et à haute valeur ajoutée. Si les autres informations ne doivent pas être ignorées, l’entreprise doit cependant être plus prudent dans leur traitement pour ne pas baser sa stratégie sur des informations qui ont abouti à des connaissances fausses ou vagues.

Outre la qualité de l’information, Reix distingue les enjeux suivant à propos des données qui détermineront la qualité des informations :

  • La collecte : elle peut se faire par des sources internes (enquête de satisfaction client, sondage…) ou externes (études de marché, achats à des prestataires…).
  • Le stockage : pour cela, les entreprises ont recours au cloud computing, c’est-à-dire l’utilisation de services ou d’applications informatiques qui permettent l’accès aux informations partout, à n’importe quel moment, via n’importe quel outil de communication (ordinateur, téléphone…).
  • L’exploitation : c’est le datamining. Ce terme désigne l’ensemble des techniques qui permettent de donner du sens à des données afin de créer une connaissance et pouvoir les exploiter stratégiquement.
  • Le Big Data : Ce terme désigne le fait que de nos jours, la masse d’information disponible est devenue tellement volumineuse qu’elle ne peut plus être analysée par l’homme ou les techniques classiques d’exploitation de données. L’entreprise doit donc se doter de moyens technologiques pour ne pas se retrouver noyée dans un flux d’informations trop important pour elle qui lui empêcherait alors de trouver les données et informations vraiment pertinentes.

Le système d’information et son lien avec la stratégie

Reix nous donne du SI la définition suivante : « Le système d’information est vu comme l’ensemble des éléments et des sous-ensembles technologiques participant à la gestion, au stockage, au traitement et à la diffusion de l’information au sein de l’entreprise. Il se fonde sur l’interaction entre hommes, organisations et technologies ». Cette définition nous donne alors les 4 grands rôles du SI :

  • Gérer l’information
  • La stocker
  • La traiter
  • La diffuser

Au plus l’entreprise possède un SI remplissant ces 4 fonctions, au plus elle sera performante, réactive et pertinente dans sa prise de décision et sa stratégie. On distingue alors des SI dans chacun des principaux domaines de la gestion : le SI comptable, le SI marketing, le SI ressources humaines…

Intéressons-nous maintenant aux liens entre SI et stratégie. Il faut avoir en tête le couple information/action pour comprendre la dimension stratégique du SI. En effet, l’information influence et déclenche l’action, qui, elle-même, apportera de nouvelles informations et ainsi de suite. Le SI devient stratégique dans la mesure où, à travers ses 4 rôles, il influence la relation de ce couple. Un SI doit permettre un stockage important d’informations pertinentes qui doivent être traitées efficacement pour prendre les meilleures décisions possibles, et permettre la diffusion la plus rapide possible pour être le plus réactif.

Se pose alors la question de savoir si le SI de l’entreprise est en cohérence avec sa stratégie. Galbraith propose le modèle de l’équilibre capacité-besoin de traitement. Selon lui, la stratégie mise en œuvre par l’entreprise génère des besoins en ce qui concerne les 4 fonctions du SI, et un SI peut être considéré comme efficace dès lors qu’il satisfait ces besoins.

Le modèle de Venkatraman (1994), met lui en évidence plusieurs possibilités d’équilibre entre le SI et la stratégie dont voici les deux cas les plus opposés et les plus récurrents :

  • L’alignement par la recherche de l’adéquation : La stratégie de l’entreprise implique une restructuration et une modification du fonctionnement du SI. C’est donc ici le SI qui s’adapte à la stratégie.
  • Le développement d’un avantage concurrentiel basé sur le SI : Ici, l’entreprise cherche à faire du SI un outil qui lui permet de se distinguer de la concurrence et fonde sa stratégie sur la performance et l’efficacité de son SI. C’est donc le SI qui influence la stratégie.

Dans tous les cas, il faut donc garder en tête que le SI est intimement lié à la stratégie de l’entreprise et qu’il participe à la réussite de celle-ci. Pour améliorer la performance de son SI, l’entreprise peut alors agir sur les variables suivantes :

  • L’automatisation de l’échange de certaines données avec certaines parties prenantes : c’est l’échange de données informatisé (EDI).
  • La sécurisation.
  • La mise en place d’un système de veille pour améliorer et automatiser la collecte de données.
  • L’usage de workflows : ce sont des modèles décrivant les processus d’actions en mentionnant les diverses tâches, acteurs, moments et délais.
  • L’utilisation de plateformes collaboratives.

 

La notion de PGI

Les questions portant sur le PGI sont très récurrentes dans les sujets. Il est donc essentiel d’en connaître la définition, ses avantages mais également ses défauts.

Selon Reix, le Progiciel de Gestion Intégré (PGI, ou ERD en anglais) est un progiciel dont l’objet est de satisfaire les besoins de tous les services de l’entreprise et de les optimiser. Il est composé de plusieurs modules interdépendants et paramétrables. Il permet en fonction des autorisations allouées aux utilisateurs de regrouper au sein d’une même base les données comptables, commerciales, de production…

Les intérêts du PGI sont nombreux et représentent de belles opportunités pour l’entreprise :

  • Il unifie les bases de données des différents services de l’entreprise.
  • Il permet une meilleure cohérence du SI et une plus grande réactivité dans la prise de décision.
  • La saisie des données est décentralisée dans les différents services opérationnels de l’entreprise, ce qui limite les saisies redondantes.
  • Pour les gestionnaires, le PGI permet par ailleurs de générer automatiquement certaines écritures comptables en fonction d’évènements saisis dans d’autres modules du progiciel par d’autres utilisateurs.

Cependant, la mise en œuvre d’un PGI n’est pas sans contraintes :

  • C’est une base de données ouverte à une multitude d’utilisateurs. Il faut donc veiller à la sécurité, à la fiabilité des informations en gérant des droits d’accès aux différents modules.
  • C’est un progiciel paramétrable, qui est adaptable à la structure de l’entreprise afin de répondre à ses besoins d’information. Le paramétrage est cependant long car il doit être minutieux.
  • L’installation d’un PGI est en conséquence très coûteuse.
  • Il peut également être source de rigidité pour l’entreprise dans son fonctionnement.

La notion de tableau de bord

Depuis que la notion de tableau de bord est au programme (2016), celle-ci a été abordé dans la quasi-totalité des épreuves dans des dossiers différents, c’est-à-dire aussi bien en marketing (HEC 2016) ou en analyse financière (HEC 2017) qu’en ressources humaines (ECRiCOME 2017). C’est donc également une notion importante à maîtriser.

Dans Le tableau de bord prospectif (2001), Kaplan et Norton définissent le tableau de bord comme un outil managérial informatique aidant à piloter l’entreprise. C’est un outil de détection des dysfonctionnements, de communication entre les hiérarchies et d’évaluation de la performance en fonction des objectifs fixés. Il est constitué d’indicateurs concernant différentes variables choisies par la direction pour lesquelles des objectifs ont été fixés. Des tableaux de bord peuvent être construits dans tous les domaines de la gestion de l’entreprise (commercial, marketing, RH, finance…).

Pour la fabrication d’un tableau de bord, les deux auteurs préconisent l’utilisation de la méthode OVAR (Objectif/variables d’actions/responsabilité). La direction fixe des objectifs à atteindre dans certains indicateurs, qu’ils soient quantitatifs (évolution du CA, du taux de marge, de l’autonomie financière…) ou qualitatifs (satisfaction des clients, image de marque…), et celle-ci délègue la responsabilité d’atteindre les objectifs fixés aux acteurs de l’échelon hiérarchique inférieur.

C’est une démarche structurée qui peut répondre à trois types de besoins :

  • Piloter la performance en assurant le déploiement des axes, cibles et objectifs stratégiques dans toute l’organisation
  • Offrir une méthodologie favorisant le dialogue interhiérarchique et/ou fonctionnel dans l’organisation, elle suscite de manière construite la communication.
  • S’appuyer sur une démarche formalisée pour concevoir les tableaux de bord de l’entreprise à partir des besoins clés d’information pour les décisions concrètes opérationnelles aux différents niveaux de responsabilités.

Jean-Loup Osella

étudiant en prépa ECT à La Martinière Duchère à Lyon.